初めての投稿になります。よろしくお願いします。

受注菅理の対応状況についてですが、
システム上は以下のような流れの想定でできていると思います。
新規受付→入金待ち→入金済み→（キャンセル・取り寄せ中）→発送済み

しかし、当方の業務では、
新規受付→発送済み→入金待ち→入金済み→（キャンセル・取り寄せ中）
となり、
発送済みが終着点ではありません。

業務の順序どおりにステータスを変更していくと発送日時等の項目が用を成さず、かといってシステムのままではどうしようもありません。

この様な状況でうまいこと折り合いをつけて運用している方がいらっしゃいましたら、どのようにおこなっているかお教え下さい。
よろしくお願いいたします。