正直最初に書いた全商品対応の方のクエリに関しては、多分負荷はほぼかからないと思うので、管理画面のHOME開いた時に実行するでも、どこでも大丈夫だと思います。

どちらかというと、その情報をどのように使用するかによって作る処理は変わってくると思います。

例えば、受注ステータスに「発送準備中」というステータスを追加して、発送のデータがたまった後、DBに今日発送のデータが登録された段階で、該当の受注データのステータスを発送準備中に変更するとか、正直なにをやりたいかによって作る処理は変わってくると思います。